Im schlimmsten Fall war es eine Zettelwirtschaft bei den Regensburger Energie- und Wasserversorgung und Stadtwerken Regensburg. Einige Bestellungen liefen über Formulare, andere elektronisch. Eingekauft wurde viel, denn die Regensburger Energie- und Wasserversorgung AG & Co KG (kurz: REWAG) versorgt über 200.000 Privathaushalte und Geschäftskunden in der Region mit Strom, Erdgas, Wärme und Wasser. Zwischen 30 und 32 Millionen Euro gibt sie jährlich für Operatives aus und 12 bis 15 Millionen Euro für strategische Beschaffung.

Oberstes Ziel war die konsequente Digitalisierung und Optimierung der Prozesse. „Wir wollten Systeme für einfachere und transparentere Prozesse“, erklärt Thomas Brandl, Bereichsleiter Einkauf. Brandl wusste um den Wert der Daten in verschiedenen IT-Systemen – es fehlte nur die Möglichkeit, sie richtig zu verarbeiten. Weder Excel noch das SAP Standard-Reporting lieferten die nötige Flexibilität und Dynamik. „Mühsam, starr und wenig zielführend“, so die Einschätzung von Brandl aus heutiger Sicht. „Wir wollten mehr Skalierbarkeit und Dynamik. Und wir wollten die Einkaufsprozesse einfach analysieren und optimieren können.“